2 Дата.

3 Адрес получателя.

или

4 Вежливое обращение.

Вежливое обращение в письме зависит от того, известно ли вам имя получателя.

Если имя известно, используйте:

Фраза To Whom It May Concern (для заинтересованных лиц (букв.: тому, кого это касается) используется, когда вы не знаете, кто именно будет читать ваше письмо.

5 Тема.

Вы можете указать тему после вежливого обращения, обычно тему выделяют жирным шрифтом или подчеркивают. Если не используется сокращение Re: (reference - касательно), то используются заглавные буквы. Целью является помочь читателю понять о чем письмо еще до прочтения всего письма и, при необходимости, перенаправить письмо заинтересованному лицу.
Тему не обязательно включать.

6 Тело письма.

Используйте первый абзац, чтобы представиться.
Во втором, третьем и последующих абзацах изложите идею письма и ваши ожидания от читателя письма.
Каждый абзац отделяется от предыдущего пустой строкой.

7 Заключительные замечания и формулы вежливости.

Завершая письмо, используйте Yours sincerely (искренне Ваш), если вы указали имя получателя в начале письма, или Yours faithfully (искренне Ваш), если имя не указывается в обращении. Обратите внимание, что заглавная буква используется только в первом слове заключительной формулы вежливости.
Знаки препинания в обращении и заключительной формуле вежливости связаны между собой. Используйте запятые (,) в обоих случаях или не ставьте знаков препинания в обоих случаях.

8 Ваша подпись.

Отступите четыре строки от заключительной формулы вежливости, поставьте подпись и напишите/напечатайте свое полное имя. Не используйте обращений типа Mr и т.п. Укажите свою должность, если вы пишете от лица компании.

9 Форматирование письма.

Существует несколько типов форматирования формальных писем. Если ваша компания не использует определенного формата для всей деловой корреспонденции, используйте формат Full-Block format: