Деловая переписка
Теория
ru
a
a

Formal Letter Format

Формальное письмо

Формальное письмо должно включать следующие компоненты:

1 Контактная информация отправителя (не включайте свое имя).


123 Malholland Drive
Pleasanwille,
SW1 6DP
← Ваш адрес:
Город
(штат) Страна
Почтовый индекс
Номер телефона (необязательно)
Адрес электронной почты (необязательно)

2 Дата.

1 July 2014
← Британский стиль написания даты: день - месяц - год
July 1, 2014
← Американский стиль написания даты: месяц - день - год

3 Адрес получателя.

Mr John Smith
← Титул/ Имя
10 Tornton Drive
← Адрес
Toronto
M4C 1a7
← Город, штат (страна)
Почтовый индекс

или

Human Resources Director
← Титул/ Имя
Akme Corporation
← Компания
246 Moonlight Lane
← Адрес
Oxbridge
OX1 2CL
← Город, штат (страна)
Почтовый индекс

4 Вежливое обращение.

Вежливое обращение в письме зависит от того, известно ли вам имя получателя.

Если имя известно, используйте:

Dear Mr Thomas, Dear Mr. Baer, Dear Miss Wozniak
Если вам неизвестно семейное положение женщины:
Dear Ms Bune
Если у получателя имеются особые звания, используйте их:
Dear Dr Hammer
Если вам неизвестно имя получателя, традиционно пишут:
Dear Sir, Dear Sir/Madam или Dear Sir or Madam

Фраза To Whom It May Concern (для заинтересованных лиц (букв.: тому, кого это касается) используется, когда вы не знаете, кто именно будет читать ваше письмо.


5 Тема.

Вы можете указать тему после вежливого обращения, обычно тему выделяют жирным шрифтом или подчеркивают. Если не используется сокращение Re: (reference - касательно), то используются заглавные буквы. Целью является помочь читателю понять о чем письмо еще до прочтения всего письма и, при необходимости, перенаправить письмо заинтересованному лицу.
Тему не обязательно включать.

Re: Your Adverticement
или
Re: Order No 567/234
или
ACCOUNT UPGRADE


6 Тело письма.

Используйте первый абзац, чтобы представиться.
Во втором, третьем и последующих абзацах изложите идею письма и ваши ожидания от читателя письма.
Каждый абзац отделяется от предыдущего пустой строкой.


7 Заключительные замечания и формулы вежливости.

Завершая письмо, используйте Yours sincerely (искренне Ваш), если вы указали имя получателя в начале письма, или Yours faithfully (искренне Ваш), если имя не указывается в обращении. Обратите внимание, что заглавная буква используется только в первом слове заключительной формулы вежливости.
Знаки препинания в обращении и заключительной формуле вежливости связаны между собой. Используйте запятые (,) в обоих случаях или не ставьте знаков препинания в обоих случаях.

Dear Mr Black,

Yours sincerely,
или
Dear Sir or Madam

Yours faithfully
В американском английском можно использовать двоеточие (:) после обращение и запятую (,) после заключительной формулы вежливости.
Dear Mr Leaf:

Yours sincerely,
Реже используемые формальные фразы:
Respectfully yours - с уважением
Very truly yours - искренне Ваш


8 Ваша подпись.

Отступите четыре строки от заключительной формулы вежливости, поставьте подпись и напишите/напечатайте свое полное имя. Не используйте обращений типа Mr и т.п. Укажите свою должность, если вы пишете от лица компании.


9 Форматирование письма.

Существует несколько типов форматирования формальных писем. Если ваша компания не использует определенного формата для всей деловой корреспонденции, используйте формат Full-Block format:

Все компоненты письма выравниваются по левой стороне.
Адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение отделяются пустой строкой.
Тема отделяется от обращения двумя строками.
Тело письма отделяется от темы двумя строками.
Абзацы письма отделяются друг от друга пустой строкой.
Перед подписью пропускаются четыре пустые строки.


11 West Road
Hartford,
CT 06107

15 August 2017

Shaun Smith
108 Flowerbed Road
Hartford, CT 06103

Dear Ms Smith,

RE: Maintenance Calls

The management office is open from 9:00 A.M.–6:00 P.M. Monday through Friday. All maintenance calls should be made directly to the management office at 860-543-3636. Please do not call the managers’ cell phones during regular business hours for maintenance requests.

If you have any further questions, do not hesitate to contact me.

Sincerely yours,

Samantha Grossman
Hyde’s Real Estate Advisors, LLC